আই,টি ব্যবস্থাপনা

সপ্তম অধ্যায়

আই,টি ব্যবস্থাপনা

এটা স্পষ্টতঃ প্রতীয়মান হয় যে একটা প্রতিষ্ঠান যখন আই,টি ব্যবস্থাপনা নীতি অনুসরন করে তখন তা প্রতিষ্ঠানের জন্য অধিক অবদান রাখে। শরীফ গ্রুপের উদ্দেশ্য এবং প্রতিশ্রুতি পূরণকল্পে আইটি সেকশন গুরুত্বপূর্ন অবদান রেখে চলেছে। মূলতঃ শরীফ গ্রুপ একটি আই,টি নির্ভর প্রতিষ্ঠান। HR Compliance এবং অফিসিয়াল যাবতীয় কাজ ছাড়াও যাবতীয় উৎপাদন প্রক্রিয়াটি আই,টি নির্ভর। শরীফ গ্রুপ নিজস্ব HRPMS সফটওয়্যার ব্যবহার করে। যা অন্য যে কোন প্রতিষ্ঠান থেকে স্বতন্ত্র এবং আপগ্রেড। 

হাজিরা নথিবদ্ধ (Time Keeping) ঃ

 প্রত্যেক কর্মীকে প্রতি দিনের হাজিরার জন্য Proximity Card বা পাঞ্চ কার্ড প্রদান করা হয়।

 প্রত্যেক কর্মীর হাজিরা (প্রবেশ এবং প্রস্থান) Proximity Card এর মাধ্যমে ধারন করা হয় যা       সফটওয়্যার সাহায্যে পে-রোল পদ্ধতিতে সি.এস.পি.এল এ অন্তর্ভূক্ত করা হয়।  

 অতিরিক্ত সময় সহ মজুরী বিবরনী সি.এস.পি.এল এ লিপিবদ্ধ তথ্যের উপর ভিত্তি করে প্রনীত হয়।

 আইটি সেকশন HRPMS সফটওয়্যারের মাধ্যমে Attendance Summary Report এবং Absent List তৈরী করতঃ  HR  এ প্রদর্শন করে থাকে। 

 বেতন শীট এবং পে-স্লীপ তৈরী করে আইটি সেকশন মজুরী পরিশোধে গুরুত্বপূর্ন অবদান রাখে। Salary Sheet এবং Pay-Slip এর Format অপর পাতায় প্রদত্ত হল।

শরীফ গ্রুপ আইটি নির্ভর একটি সাংগঠনিক নান্দনিক কাঠামো। নিরাপত্তার পদ্ধতিগত নিয়ন্ত্রনে আইটি সেকশনের সক্রিয় অংশগ্রহন CT-PAT সুলভ এবং GSV স্বীকৃত।

 

ID Card Missing হলে আইটি সেকশন গুরুত্বপূর্ন ভূমিকা পালন করে থাকে। আইটি সেকশন ID Card Re-Issue করতে নিম্নলিখিত প্রক্রিয়া অনুসরন করে।

 

তদন্ত কমিটির একটি নমুনা প্রদত্ত হইল

তারিখঃ 

প্রতি 

নাম          -

পদব        -

কার্ড নং   -

বিষয়ঃ শ্রমিকদের আই.ডি কার্ড ইস্যু সংক্রান্ত দায়িত্ব প্রসঙ্গে।

জনাব,

এই মর্মে আপনাকে জানানো যাচ্ছে যে, অদ্য ০৭.০৬.০৯ ইং তারিখ হতে অত্র কারখানার শ্রমিকদের আই.ডি কার্ড ইস্যু সংক্রান্ত দায়িত্ব প্রদান করা হয়েছে। এ সংক্রান্ত কাজের বিবরণ নিন্মে বর্ণনা করা হল।

১। সমস্ত শ্রমিকদের আই.ডি কার্ড নিশ্চিত করা।

২। কোন শ্রমিকের আই.ডি কার্ড হারিয়ে গেলে যত দ্রুত সম্ভব তদন্ত সাপেক্ষে আই.ডি কার্ড ইস্যু করা এবং হারিয়ে যাওয়া আই.ডি কার্ড নিষ্ক্রিয় করার জন্য আই টি অফিসারকে অবহিত করা।

৩। কার্ড হারানোর তথ্য সিকিউরিটি অফিসার/ইনচার্জকে অবহিত করা।

৪। প্রয়োজনীয় সংখ্যক আই.ডি কার্ড সংরক্ষন করা।

৫। কেউ রিজাইন দিলে তার আই.ডি কার্ড জমা নেয়া।

উল্লেখিত দায়িত্ব সমূহ পালনে আপনাদের একান্ত সহযোগীতা কামনা করা হচ্ছে।

আদেশক্রমে 

মহাব্যবস্থাপক

(এডমিন, এইচ আর এন্ড কমপ্লায়েন্স)

তারিখ-

নাম           -

পদবী        -

কার্ড নং    -

সেকশন    -

বিষয়ঃ তদন্ত নোটিশ

গত ০৯-০৬-১০ ইং তারিখে কার্ড সংক্রান্ত আপনার আবেদনের পরিপ্রেক্ষিতে বিষয়টির সুষ্ঠু সমাধানের লক্ষে নিম্নোক্ত ব্যক্তিবর্গের সমন্বয়ে একটি তদন্ত কমিটি গঠিত হয়েছে।

০১. মোঃ আরেফিন মজিদ, অফিসার - এডমিন এন্ড এইচ. আর. 

০২. মোঃ শহিদুল ইসলাম, অফিসার - এডমিন এনাড এইচ.আর.

অদ্য ১০-০৬-১০ ইং তারিখ সকাল/বিকাল ৪.০০ ঘটিকার সময় ফ্যাক্টরীস্থ অফিস কক্ষে তদন্ত কমিটির সম্মুখে উপস্থিত থাকার জন্য নির্দেশ প্রদান করা হইল।

আদেশক্রমে,

কর্তৃপক্ষ

                                                                           তদন্ত কার্যক্রম

আই ডি কার্ড নষ্ট/ হারানোর বিপরীতে তদন্ত প্রতিবেদন

তারিখ-

নাম           -

পদবী        -

কার্ড নং    -

সেকশন    -

আইডি কার্ড হারানোর তারিখঃ

তদন্ত প্রতিবেদন এবং সুপারিশ

জনাব মোঃ আবুল কালাম , পদবী-প্যাকিংম্যান, সেকশন-ফিনিশিং, আইডি নং -১৪৮৬০ । গত ০৮-০৬-১০ ইং তারিখে ছুটির পর বাসায় যাওয়ার পথে আইডি কার্ডসহ ব্যাগটি হারিয়ে ফেলে। বিষয়টি তদন্তের লক্ষে উক্ত ব্যক্তির সাক্ষাৎকার গ্রহন করা হয় এবং তদসম্পর্কিত তথ্যাদি সর্ম্পকে পর্যবেক্ষন করা হয়। সুচারূ পর্যবেক্ষন পূর্বক ব্যক্তির আবেদনে উল্লেখিত বক্তব্য এবং সাক্ষাৎকার কালে প্রাপ্ত তথ্য সত্য বলে প্রতীয়মান হয়েছে, বিধায় তাকে একটি আইডি কার্ড প্রদান করা যেতে পারে।

যাচাইকারী ব্যক্তিবর্গের বিবরনঃ

০১. মোঃ আরেফিন মজিদ, অফিসার - এডমিন এন্ড এইচ. আর. 

০২. মোঃ শহিদুল ইসলাম, অফিসার - এডমিন এনাড এইচ.আর.

  

শরীফ গ্রুপের আইটি সেকশন জাতীয় এবং আন্তর্জাতিক প্রবিধান সমূহ ও আচরন বিধিমালার চাহিদা সমূহ পালন করে থাকে, সাথে সাথে কাঠামোগত প্রশিক্ষণ ও উন্নয়নের নিমিত্তে নিরাপত্তা ঝুঁকি গুরুত্বপূর্ন ভূমিকা পালন করে থাকে যা নিম্নোক্ত আকারে ধারা বাহিকভাবে প্রদর্শিত হল।

তথ্য ও নিরাপত্তা নীতিমালা

অবাধ তথ্য প্রবাহের যুগে তথ্য নিরাপত্তা একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় । তথ্য সন্ত্রাস বা অন্য যে কোন নাশকতা রোধ কল্পে এবং প্রতিষ্ঠানে তথ্য প্রবাহ নিশ্চিত ও নিরাপত্তা করতে কর্তৃপক্ষ একটি লিখিত নীতিমালা রয়েছে। এই নীতিমালার পূর্ণাঙ্গ বাস্তবায়নের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের আভ্যন্তরীণ ও বর্হিগামী তথ্যের সুষ্ঠু ও নিরাপদ প্রবাহ নিশ্চিত করা সম্ভব। 

১। আভ্যন্তরীণ নেটওয়ার্ক এর নিরাপত্তা (Security for Internal Network)

(ক) কারখানায় স্থাপিত নেটওয়ার্কের আওতাধীন সকল কম্পিউটার নেটওয়ার্কের আওতাধীন সকল কম্পিউটার নেটওয়ার্ক আইটি কর্মকর্তার নিয়ন্ত্রনাধীনে থাকবে।     

(খ) সকল কম্পিউটার পাসওয়ার্ড (Administrative Password) আইটি অফিসার এবং কারখানার মহাব্যবস্থাপক ব্যতীত অন্য কাউকে জানানো যাবে না। 

(গ) Administrative Password আইটি অফিসার এবং কারখানার মহাব্যবস্থাপক ব্যতীত অন্য কাউকে জানানো যাবে না। 

(ঘ) সকল কম্পিউটার ব্যবহারকারী (User)  শুধুমাত্র নির্দিষ্ট পাসওয়ার্ড প্রদান সাপেক্ষে নেটওয়ার্কের সাথে যুক্ত হতে পারবে। 

(ঙ) একজন কম্পিউটার ব্যবহারকারী নেটওয়ার্ক যুক্ত হবার পর তার জন্য নির্ধারিত Excess Permission অনুযায়ী অন্য কোন কম্পিউটার বা Excess করতে পারবে। 

(চ) অনুমোদিত কম্পিউটার Excess সম্পুর্ণরূপে বন্ধ থাকবে। 

(ছ) কোন কম্পিউটার ব্যবহার করতে তার কম্পিউটারের পাসওয়ার্ড পরিবর্তনের অনুমতি প্রদান করা যাবে না। মহাব্যবস্থাপকের অনুমোদনক্রমে শুধুমাত্র আই টি অফিসার কম্পিউটারের পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে পারবে। 

(জ) ভাইরাসের আক্রমন প্রতিহত করতে প্রতি সপ্তাহে প্রত্যেক কম্পিউটারের Antivirus Update করতে হবে। 

(ঝ) সকল প্রকারে ডাটাবেস (Database) মেইন সার্ভারে সংরক্ষন করতে হবে। নির্দিষ্ট দায়িত্ব প্রাপ্ত ব্যক্তিগন ব্যতীত অন্য কেই সংশ্লিষ্ট ডাটাবেস নিয়ে কোন ধরনের কাজ করতে পারবে না। 

(ঞ) নেটওয়ার্ক সার্ভার আই টি অফিসার/সিস্টেম এ্যানালিষ্ট এর দায়িত্বে থাকবে। 

(ট) মেইন সার্ভারে কেবলমাত্র বিগত ০২ (দুই) মাসের ডাটা সংরক্ষন করতে হবে। 

(ঠ) দুই মাস বা ততোধিক কালের পুরানো ডাটাবেস নিয়মিত ব্যাকআপ নিতে হবে এবং নির্দিষ্ট সময় পর পর CD তে রাইড করে মেইন সার্ভার থেকে মুছে ফেলতে হবে। 

(ড) নেটওয়ার্কের আওতাধীন যে সকল কম্পিউটারে ইন্টারনেট সংযোগ রয়েছে সে সকল কম্পিউটার ব্যবহারকারী শুধুমাত্র মেইল আদান প্রদানের জন্য ইন্টারনেট ব্যবহার করতে পারবে। ব্রাউজিং বা অন্য কোন কাজে ইন্টারনেট ব্যবহার করা যাবে না। 

২। ই মেইল এর নিরাপত্তা (Security for E-mail)

(ক) মেইল (সধরষ) আদান প্রদানের জন্য ব্যবহৃত মেইল সার্ভার দায়িত্বপ্রাপ্ত আই টি পার্সোনেল এর প্রত্যক্ষ নিয়ন্ত্রনাধীনে থাকবে। 

(খ) মহাব্যবস্থাপক/ডিরেক্টরের নির্দেশ/অনুমতি ব্যতীত কোন কম্পিউটারে ই-মেইল সংযোগ প্রদান করা যাবে না। 

(গ) সকল ই মেইল সংযোগ আই টি ম্যানেজার/ আই পার্সোনেল কর্তৃক নিয়ন্ত্রিত হবে। 

(ঘ) কারখানায় কাজের সাথে সংশ্লিষ্ট নয় এমন ধরনের ই মেইল আদান প্রদান সম্পুর্ণরূপে নিষিদ্ধ থাকবে। 

(ঙ) নিয়ম বর্হিভূত যে কোন কর্মকান্ডের জন্য আইটি ম্যানেজার তাৎক্ষনিকভাবে মহাব্যবস্থাপকের অনুমোদনক্রমে যে কোন মেইল সংযোগ সাময়িক বা স্থায়ীভাবে বন্ধ করে দিতে পারবেন। 

(চ) সকল মেইল ব্যবহারকারী কেবলমাত্র নির্ধারিত পাসওয়ার্ডের মাধ্যমে ই মেইল আদান প্রদান করতে হবে। 

(ছ) কোন ই মেইল ব্যবহারকারী তার নিজের পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে পারবে না। 

(জ) মহাব্যবস্থাপনের অনুমোদক্রমে আইটি ম্যানেজার/অফিসার যে কোন ই মেইল সংযোগ এবং কম্পিউটার এর পাসওয়ার্ড (Password) প্রতি ১ মাস পর পর পরিবর্তন করতে হবে।

টেলিফোন ও ফ্যাক্স লাইন নিয়ন্ত্রণ 

(ক) কারখানায় সকল টেলিফোন লাইন সরাসরি মহাব্যবস্থাপকের অনুমোদনক্রমে আইটি পার্সোনেল নিয়ন্ত্রণ করবে। 

(খ) সকল টেলিফোন ব্যবহারকারীকে অবশ্যই এক্সচেঞ্জ এ কর্মরত অপারেটর  এর মাধ্যমে প্রয়োজনীয় কল করতে হবে। 

(গ) কারখানার কাজের সাথে সম্পৃক্ত এর এমন টেলিফোন করা থেকে বিরত থাকতে হবে। 

(ঘ) ফ্যাক্স লাইন এবং ফ্যাক্স মেশিন একটি সংরক্ষিত এলাকার মধ্যে স্থাপন করতে হবে। অন্য কোথাও ফ্যাক্স লাইনের কোন বর্ধিত অংশ থাকতে পারবে না। 

(ঙ) ফ্যাক্স লাইন শুধুমাত্র দাপ্তরিক কাজের ব্যবহার করা যাবে অন্য কোন ব্যক্তিগত প্রয়োজনে নয়। 

আইটি নিরাপত্তা ট্রেনিং সূচী

===0===0===0===